> KI-Automatisierung im Live-Betrieb: Abläufe für Anfragen, Dokumente und Daten, mit Übergabe an Menschen und Ersparnis-Rechner. 150 €/h zzgl. USt. # KI-Automatisierung: Abläufe, die nachts weiterlaufen Abtippen, weiterleiten, nachfragen, sortieren. Jeden Tag dieselben Handgriffe. Wir bauen Abläufe, die das übernehmen, mit KI, wo sie hilft, und mit einem Menschen, wo es zählt. Sie laufen bei dir im Live-Betrieb, nicht in einer Demo. [Automatisierung besprechen](https://mediabrandcast.com/kontakt/?anliegen=automatisierung) 150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt. - [Ersparnis berechnen](https://mediabrandcast.com/leistungen/ki-automatisierung/#rechner) Kurz gesagt KI-Automatisierung verbindet klassische Prozessautomatisierung mit künstlicher Intelligenz, die Texte versteht, Dokumente ausliest und Entscheidungen vorbereitet. mediabrandcast baut solche Abläufe für Unternehmen, betreibt sie im Live-Betrieb und verbessert sie laufend. Kritische Entscheidungen übergibt der Ablauf an Menschen. Abgerechnet wird nach Aufwand: 150 € pro Stunde, für Unternehmen, zzgl. USt. ## Was ist KI-Automatisierung? KI-Automatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Aufgaben ohne menschliches Zutun erledigt werden und KI dabei die Teile übernimmt, die früher Menschen brauchten: eine Mail verstehen, ein Dokument lesen, einen Text formulieren, eine Anfrage einordnen. Klassische Automatisierung kann nur feste Regeln abarbeiten: Wenn im Betreff „Rechnung“ steht, schiebe die Mail in Ordner B. Mit KI kann ein Ablauf auch mit unordentlichen, echten Daten umgehen. Mit der Rechnung, die als Foto kommt. Mit der Anfrage, die im dritten Absatz eigentlich eine Beschwerde ist. 150 €/h für Bau, Betrieb und Verbesserung. Für Unternehmen, zzgl. USt. 5 Bausteine in jedem Ablauf: Auslöser, Verstehen, Handeln, Übergeben, Protokollieren 1 Mensch, der entscheidet, wenn es heikel wird. Immer. ## Kennst du das? Keine dieser Aufgaben ist schwer. Alle zusammen fressen jede Woche Stunden, die dein Team lieber mit Kundschaft verbringen würde. - Rechnungen kommen als PDF per Mail, und jemand tippt sie in die Buchhaltung. - Anfragen landen in einem Sammelpostfach, und keiner weiß, wer zuständig ist. - Dieselben Kundendaten stehen in drei Systemen, jedes Mal ein bisschen anders. - Der Wochenbericht wird jeden Freitag von Hand aus vier Quellen zusammengebaut. - Wenn nachts der Server streikt, merkt es jemand erst am nächsten Morgen. ## So sieht ein Ablauf bei uns aus Ein Fall kommt rein, wird verstanden, erledigt oder übergeben. Und jeder Schritt bleibt nachvollziehbar. Die Szene zeigt einen Beispielfall auf seinem Weg durch die Nacht: Eingang, Prüfung, Antwort, Übergabe an einen Menschen. Die Uhr läuft mit. ### Auslöser Eine Mail kommt an, ein Formular wird abgeschickt, eine Datei landet im Ordner, eine Uhrzeit ist erreicht. ### Verstehen Die KI liest, worum es geht, zieht die wichtigen Daten heraus und ordnet ein. ### Handeln Daten werden übertragen, Antworten vorbereitet, Aufgaben angelegt, Berichte gebaut. ### Übergeben Ist etwas unklar oder heikel, landet der Fall bei einem Menschen, mit allen Informationen auf einen Blick. ### Protokollieren Jeder Schritt ist nachvollziehbar. Du siehst, was passiert ist und warum. Wie wir das im Detail bauen, bleibt unsere Rezeptur. Was du siehst, ist das Ergebnis: weniger Handgriffe, schnellere Antworten, weniger Fehler. ## Drei typische Abläufe So fangen die meisten an. Klein genug, um in Tagen live zu gehen, groß genug, dass es dein Team sofort merkt. ### Posteingang, der sich selbst sortiert Eingehende Mails und Formulare werden gelesen, nach Thema und Dringlichkeit sortiert, an die richtige Person weitergegeben und mit einem Antwortvorschlag versehen. Dein Team entscheidet nur noch, ob die Antwort rausgeht. ### Dokumente, die sich selbst abtippen Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder Anträge werden ausgelesen, geprüft und in dein System übertragen. Abweichungen werden markiert, statt still durchzurutschen. ### Überwachung, die nicht schläft Websites, Server, Shops oder Datenquellen werden laufend geprüft. Bei Problemen geht eine Nachricht an die zuständige Person, mit dem, was sie wissen muss. So einen Wächter betreiben wir für unsere eigene Infrastruktur. ## Was bringt das? Rechne es aus Automatisierung lohnt sich, wenn die gesparte Zeit die Kosten für Bau und Betrieb übersteigt. Die Rechnung ist simpel, und du solltest sie mit deinen eigenen Zahlen machen, nicht mit unseren. Drei Werte reichen: Wie viele Minuten Handarbeit steckt in einem Fall? Wie viele Fälle kommen im Monat? Und was kostet eine Stunde deines Teams? Dazu kommt der Anteil der Fälle, die der Ablauf ohne Menschen schafft. Den Rest übergibt er, deshalb rechnen wir nie mit 100 Prozent. Beispielrechnung (Beispielwerte, keine Kundendaten) Minuten pro Fall × Fälle pro Monat × Anteil automatisch ÷ 60 × interner Stundensatz = Ersparnis pro Monat Rechenweg im Repo: tools/rechenwege/ki_automatisierung.py | Handarbeit heute | 6 min × 400 Fälle = 40 h | |---|---| | davon automatisch (70 %) | 28 h pro Monat | | gespart bei 45 €/h intern | 1.260 € pro Monat | | Bau, einmalig 12 h × 150 € | 1.800 € zzgl. USt. | | Pflege, 2 h pro Monat | 300 € zzgl. USt. | | bleibt pro Monat | 960 € | | Bau ist bezahlt nach | knapp 2 Monaten | Dazu kommen Kosten für die KI-Nutzung, die wir dir vorher schätzen und 1:1 weitergeben. Der Rechner braucht JavaScript. [Zum KI-Ersparnis-Rechner](https://mediabrandcast.com/tools/ki-ersparnis-rechner/) ## Live-Betrieb statt Demo Viele Automatisierungen sehen in der Präsentation großartig aus und scheitern an der Wirklichkeit: an der Mail mit falschem Betreff, an der eingescannten Rechnung, an der Ausnahme, mit der keiner gerechnet hat. Wir bauen deshalb von Anfang an für den Live-Betrieb. Der Ablauf läuft auf einer betreuten Infrastruktur ([Hosting für Abläufe und Websites](https://mediabrandcast.com/leistungen/hosting/)), wird überwacht und im [Servicevertrag](https://mediabrandcast.com/servicevertrag/) verbessert, sobald eine neue Ausnahme auftaucht. Jede Woche ein bisschen robuster. ### Und die Daten? Wir klären vorher, welche Daten der Ablauf verarbeitet, wo sie liegen und welche KI-Dienste dafür in Frage kommen. Personenbezogene Daten verarbeiten wir so sparsam wie möglich, auf Wunsch auf Servern in der EU. Dazu gehört eine klare Dokumentation, damit du deinen Datenschutzpflichten nachkommen kannst. Orientierung, keine Rechtsberatung. Die Bewertung im Einzelfall macht deine Datenschutzberatung. ## Das Ritual, auf Abläufe zugeschnitten Vier Schritte, auf allen unseren Leistungen gleich benannt. Bei der Automatisierung heißen sie konkret: ### Lesen Wir sehen uns an, wo die Handgriffe heute passieren: Postfächer, Ordner, Systeme. Und zählen, wie oft. ### Brauen Wir bauen den ersten Ablauf. Weil Code dank KI schnell geht, steckt die Zeit in der Frage, was er tun soll. ### Ausschenken Der Ablauf läuft bei dir mit echten Fällen, mit Übergabe an Menschen für alles Unklare. ### Nachwürzen Jede neue Ausnahme macht ihn robuster. Das Feedback deines Teams ist die Zutat. ## Wann sich Automatisierung nicht lohnt Wenn eine Aufgabe dreimal im Jahr vorkommt, ist sie von Hand schneller erledigt. Wenn jeder Fall anders ist und eine Expertin entscheiden muss, kann KI vorbereiten, aber nicht ersetzen. Und wenn der Prozess selbst unklar ist, automatisieren wir erst, wenn er geklärt ist. Sonst baust du dir eine schnellere Version vom Chaos. Dabei hilft die [KI-Beratung für den Mittelstand](https://mediabrandcast.com/ki-beratung/). 150 €/h pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt. ## Ein Preis für Bau, Betrieb und jede Verbesserung Ein einfacher Ablauf ist oft in wenigen Stunden gebaut, komplexe Abläufe mit mehreren Systemen brauchen mehr. Abgerechnet wird monatlich nach Aufwand, KI-Nutzung und Lizenzen geben wir transparent 1:1 weiter. Kein Paket, kein Kleingedrucktes. [So läuft der Servicevertrag](https://mediabrandcast.com/servicevertrag/) ## Tiefer einsteigen Drei Ratgeber, mit denen du dein erstes Automatisierungsprojekt selbst einschätzen kannst, bevor du mit uns sprichst. ### [n8n-Workflows](https://mediabrandcast.com/leistungen/ki-automatisierung/n8n/) Was n8n kann, was es im Vergleich zu Make und Zapier kostet, und eine Workflow-Vorlage zum Kopieren, die Kontaktanfragen per KI sortiert. Zur n8n-Seite ### [Prozessautomatisierung](https://mediabrandcast.com/leistungen/ki-automatisierung/prozessautomatisierung/) Welcher Ablauf sich zuerst lohnt: ein Eignungs-Score mit Rechenweg und ein Prozess-Steckbrief für dein erstes Projekt. Zum Eignungs-Score ### [KI-Agenten](https://mediabrandcast.com/wissen/ki-agenten/) Wann ein Agent die richtige Wahl ist und wann ein fester Workflow schneller, günstiger und leichter zu kontrollieren ist. Zum Entscheidungs-Check ### [KI im Unternehmen](https://mediabrandcast.com/wissen/ki-im-unternehmen/) Wo der Mittelstand KI laut Bitkom wirklich einsetzt, was bremst und wie du in fünf Schritten startest. Zu den Zahlen ## Verwandte Leistungen Aus einem Ablauf wird oft mehr. Hier geht es weiter. ### [KI-Vertrieb mit PEITHO](https://mediabrandcast.com/leistungen/ki-vertrieb/) Automatisierung für Telefon, Chat und Mail, die Anfragen annimmt und zum Abschluss bringt. KI-Vertrieb ansehen ### [DAIDALOS, die Callcenter-Software](https://mediabrandcast.com/software/callcenter-software/) Wenn aus Abläufen ein ganzer Serviceprozess wird, maßgeschneidert statt von der Stange. Callcenter-Software ansehen ### [KI-Beratung](https://mediabrandcast.com/ki-beratung/) Wenn du erst wissen willst, wo sich KI bei dir lohnt und wo nicht. Zur KI-Beratung ## Häufige Fragen zur KI-Automatisierung ### Was kann man mit KI automatisieren? Alles, was regelmäßig vorkommt und Text, Dokumente oder Daten verarbeitet: Mails sortieren und beantworten, Rechnungen auslesen, Daten zwischen Systemen abgleichen, Berichte erstellen, Anfragen einordnen. Entscheidungen mit großer Tragweite sollte weiterhin ein Mensch treffen. ### Was kostet eine KI-Automatisierung? Bei mediabrandcast 150 € pro Stunde, für Unternehmen, zzgl. USt. Ein einfacher Ablauf ist oft in wenigen Stunden gebaut, komplexe Abläufe mit mehreren Systemen brauchen mehr. Dazu kommen laufende Kosten für Betrieb und KI-Nutzung, die wir vorher transparent schätzen. ### Brauche ich dafür neue Software? Meist nicht. Wir verbinden die Systeme, die du schon nutzt, solange sie eine Schnittstelle oder einen Mail-Zugang haben. Wo nichts davon existiert, finden wir einen Weg oder sagen dir ehrlich, dass es nicht geht. ### Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht? Jeder Ablauf hat Prüfstellen und eine Übergabe an Menschen für unklare Fälle. Fehler werden protokolliert und fließen in die nächste Verbesserung. Kritische Schritte laufen nur nach Freigabe. ### Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform möglich? Ja, wenn Datenflüsse, Auftragsverarbeitung und Speicherorte sauber geregelt sind. Wir planen das von Anfang an mit und dokumentieren es. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall ist deine Datenschutzberatung zuständig. Geschrieben von [Alexander Scharff](https://mediabrandcast.com/team/alexander-scharff/) Mitgründer von Juice 9, Marketing, IT und KI Marketing-Master (KI-Studie, Note 1,0), IT-Ausbildung, KI-Manager. Baut Websites, Software und KI-Automatisierungen, die im Live-Betrieb laufen. [Alexander Scharff auf LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/alexander-scharff-de/) ## Welche Aufgabe nervt dein Team am meisten? Erzähl sie uns. Wir sagen dir, ob sie sich automatisieren lässt und was es bringt. [Automatisierung besprechen](https://mediabrandcast.com/kontakt/?anliegen=automatisierung) 150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt.