> KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt, Anliegen versteht, Termine bucht und an dein Team übergibt. Mit Kostenrechner und Datenschutz-Checkliste. # KI-Telefonassistent: nie wieder „Bitte rufen Sie später an“ PEITHO · KI-Telefonassistent Jeder verpasste Anruf ist eine Anfrage, die woanders landet. Unser KI-Telefonassistent nimmt ab, versteht, was die Person will, erledigt das Einfache selbst und gibt den Rest sauber zusammengefasst an dein Team. [Telefonassistent besprechen](https://mediabrandcast.com/kontakt/?anliegen=vertrieb) 150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt. - [Kosten pro Anruf rechnen](https://mediabrandcast.com/software/ki-telefonassistent/#rechner) Kurz gesagt Ein KI-Telefonassistent ist ein Voicebot, der Telefonanrufe mit natürlicher Sprache annimmt, das Anliegen erkennt und Aufgaben wie Terminbuchung, Rückrufnotiz oder Auskunft übernimmt. Bei mediabrandcast ist er Teil von PEITHO, unserer KI-Vertriebs-Suite. Wir richten ihn auf dein Unternehmen ein, binden Kalender und CRM an und betreiben ihn im Servicevertrag, für 150 € pro Stunde, für Unternehmen, zzgl. USt. ## Was ist ein KI-Telefonassistent? Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Anrufe entgegennimmt, frei gesprochene Sätze versteht und darauf handelt: Termine eintragen, Fragen beantworten, Rückrufe anlegen, an die richtige Person verbinden. Andere Namen dafür sind Voicebot, KI-Telefonzentrale oder KI Voice Agent. Bei uns ist der Telefonassistent einer von drei Kanälen von [PEITHO, unserem KI-Vertrieb für Telefon, Chat und Mail](https://mediabrandcast.com/leistungen/ki-vertrieb/). Er nutzt dasselbe Wissen wie Chat und Mail und übergibt an dein Team, wenn es zählt. 5 Aufgaben: annehmen, verstehen, erledigen, weiterleiten, dokumentieren 1 Satz zu Beginn jedes Gesprächs: der Hinweis, dass hier eine KI spricht 150 €/h für Einrichtung und Betrieb. Für Unternehmen, zzgl. USt. ## Kennst du das? Das Telefon ist der ehrlichste Kanal. Und der, der am häufigsten ins Leere läuft. - Mittags klingelt es durch, weil alle gleichzeitig Pause machen. - Nach jedem Anruf sucht jemand einen Zettel für Name und Rückrufnummer. - Nach Feierabend läuft alles auf den Anrufbeantworter, und den hört erst morgen jemand ab. - Viele Anrufe sind Terminfragen, für die jemand alles stehen und liegen lässt. ## Was ein KI-Telefonassistent kann Fünf Aufgaben, ein Gespräch. Die Szene zeigt einen Konzept-Ablauf mit Beispieldaten. Ein Anruf geht ein, das Transkript läuft live mit, das Anliegen wird erkannt, ein Termin vorgeschlagen und die Zusammenfassung an das Team geschickt. Die Szene ist stumm, das Gespräch läuft als Text mit. ### Annehmen Rund um die Uhr, auch wenn alle Leitungen belegt sind. ### Verstehen Anliegen, Dringlichkeit, Name und Rückrufnummer. ### Erledigen Termine buchen oder verschieben, Öffnungszeiten und Standardfragen beantworten. ### Weiterleiten An die richtige Person, mit Zusammenfassung, oder als Rückrufbitte. ### Dokumentieren Gesprächsnotiz im CRM oder Ticketsystem, ohne Abtippen. Er stellt sich immer als KI-Assistenz vor. Wer mit einem Menschen sprechen will, wird verbunden oder zurückgerufen. ## Voicebot oder Telefonzentrale? Klassische Telefonmenüs („Für den Vertrieb die 1“) leiten nur weiter. Ein KI-Telefonassistent versteht freie Sprache und kann handeln. Damit ersetzt er die Warteschleife, nicht dein Team. Am meisten bringt er bei vielen gleichartigen Anrufen, außerhalb der Geschäftszeiten und in Spitzen, in denen sonst niemand rangeht. Bei wenigen, sehr persönlichen Anrufen bleibt ein Mensch am Telefon unschlagbar. ### Und die Telefonanlage? Der Assistent lässt sich in den meisten Fällen anbinden, entweder direkt an deine Anlage oder über eine Rufumleitung, etwa nur außerhalb der Geschäftszeiten oder wenn besetzt ist. Wir prüfen das vorab mit deiner Anlage oder deinem Telefonanbieter. Drei Arten, Anrufe anzunehmen, wenn gerade niemand kann. Allgemeine Eigenschaften, Stand 13.11.2026. | Eigenschaft | Anrufbeantworter | Telefonmenü | KI-Telefonassistent | |---|---|---|---| | Versteht freie Sprache | nein, nimmt nur auf | nein, Tasten oder feste Stichworte | ja | | Erledigt Anliegen | nein | nein, leitet weiter | einfache, im Rahmen der Befugnisse | | Übergabe an dein Team | Nachricht zum Abhören | Weiterleitung an eine Durchwahl oder Warteschleife | mit Zusammenfassung oder Rückruf | | Dokumentation | Aufnahme | keine | Gesprächsnotiz im CRM | | Laufende Kosten | gering | je nach Anlage | pro Gesprächsminute für Telefonie und KI | Für wenige Anrufe reicht ein Anrufbeantworter, für einfache Weiterleitung ein Telefonmenü. Der KI-Telefonassistent lohnt sich, wenn viele Anrufe gleichartig sind und Zeit kosten. ## Was kostet ein KI-Telefonassistent? Die Kosten bestehen aus der Einrichtung und dem laufenden Betrieb. Die Einrichtung rechnen wir nach Aufwand ab: 150 € pro Stunde, für Unternehmen, zzgl. USt. Laufend fallen Kosten für Telefonie und KI-Verarbeitung pro Gesprächsminute an, die wir dir vorher schätzen und 1:1 weitergeben. Rechne mit deinen eigenen Zahlen, was sich lohnt. Der Trick: Statt mit einem Minutenpreis zu rechnen, den du heute noch nicht kennst, rechnest du rückwärts. Wie viel Personalzeit spart der Assistent, und wie viel darf eine Gesprächsminute dann höchstens kosten? Liegt das Angebot für Telefonie und KI darunter, rechnet es sich. Beispielrechnung (Beispielwerte, keine Kundendaten) Anrufe × Anteil erledigt × Personalminuten pro Anruf ÷ 60 × interner Stundensatz − Pflege = Spielraum; Spielraum ÷ (Anrufe × Gesprächsminuten) = höchster lohnender Preis pro Minute Rechenweg im Repo: tools/rechenwege/ki_telefonassistent.py | 300 Anrufe × 3 Gesprächsminuten | 900 Minuten pro Monat | |---|---| | Personalzeit heute, 5 min je Anruf | 25 h pro Monat | | davon erledigt der Assistent (60 %) | 15 h pro Monat | | gespart bei 45 €/h intern | 675 € pro Monat | | Pflege, 2 h × 150 € | 300 € zzgl. USt. | | Spielraum für Telefonie und KI | 375 € pro Monat | | lohnt sich bis zu einem Minutenpreis von | rund 0,41 € pro Minute | Nicht eingerechnet: die einmalige Einrichtung nach Aufwand und die Anfragen, die heute ganz verloren gehen, weil niemand rangeht. Die Schwelle ist kein Preis, sondern deine Messlatte für Angebote. Der Rechner braucht JavaScript. [Zum Rechner Kosten pro Anruf](https://mediabrandcast.com/tools/ki-ersparnis-rechner/#telefon) ## Typische Einsätze Das sind typische Einsätze, keine Kundenreferenzen. ### Praxen und Kanzleien Termine vereinbaren, verschieben, Rückrufbitten aufnehmen. Ohne Gesundheits- oder Mandatsdetails am Telefon zu besprechen, die gehören zu Menschen. ### Handwerk und Service Anliegen und Dringlichkeit erfassen, Notfälle sofort weiterleiten, alles andere sortiert als Rückrufliste. ### Vertrieb Interessenten vorqualifizieren und einen Termin mit dem Team buchen, mit Notiz, worum es geht. ## Das Ritual, aufs Telefon zugeschnitten Vier Schritte, auf allen unseren Leistungen gleich benannt. Beim Telefonassistenten heißen sie konkret: ### Lesen Welche Anrufe kommen wann, wie lange dauern sie, was wollen die Leute? Wir hören zu, bevor der Assistent spricht. ### Brauen Begrüßung, Wissen, Befugnisse, Übergaben und Notfallregeln einrichten, Kalender und CRM anbinden. ### Ausschenken Live gehen, gern erst außerhalb der Geschäftszeiten oder nur bei besetzter Leitung. ### Nachwürzen Transkripte offener Fälle auswerten, Wissen ergänzen, Befugnisse Schritt für Schritt erweitern. ## Datenschutz-Checkliste Ein Telefonassistent verarbeitet Stimmen, Namen und Anliegen. Deshalb gehört die Checkliste zur Einführung dazu, nicht ans Ende. ### Hinweis auf die KI Der Assistent gibt sich zu Beginn als KI zu erkennen. ### Aufzeichnung nur mit Einwilligung Transkripte so kurz wie nötig speichern. ### Auftragsverarbeitung Mit allen beteiligten Diensten geregelt. ### Speicherort und Löschfristen Dokumentiert, auf Wunsch auf Servern in der EU. ### Klare Grenzen Festgelegt, was der Assistent entscheiden darf und was nicht. Das ist Orientierung, keine Rechtsberatung. Die Bewertung im Einzelfall macht deine Datenschutz- oder Rechtsberatung. Fakten - Die Transparenzpflichten aus Art. 50 der KI-Verordnung, zum Beispiel der Hinweis, wenn Menschen mit einem KI-System interagieren, gelten seit dem 2. August 2026. Quelle: [Verordnung (EU) 2024/1689, EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj), Stand 13.11.2026 - Unser Assistent nennt sich deshalb in jedem Gespräch zuerst KI-Assistenz, bevor es um das Anliegen geht. ## Teil eines größeren Ganzen Der Telefonassistent ist einer von drei Kanälen von PEITHO, zusammen mit Chat und Mail. Betrieben wird alles auf unserer Infrastruktur oder deiner. ### [PEITHO: KI-Vertrieb](https://mediabrandcast.com/leistungen/ki-vertrieb/) Telefon, Chat und Mail mit einem gemeinsamen Wissen. KI-Vertrieb ansehen ### [KI-Chatbot](https://mediabrandcast.com/software/ki-chatbot/) Der gleiche Anspruch, nur schriftlich auf deiner Website. Zum Chatbot ### [DAIDALOS](https://mediabrandcast.com/software/callcenter-software/) Wenn aus Anrufen ein ganzer Serviceprozess mit Wiedervorlagen wird. Callcenter-Software ansehen ### [Hosting](https://mediabrandcast.com/leistungen/hosting/) Betreut, überwacht, gesichert, auf Servern in der EU. Zum Hosting ## Wann du keinen KI-Telefonassistenten brauchst Wenn bei dir wenige Anrufe am Tag eingehen und immer jemand erreichbar ist, investier lieber in diese Person. Wenn fast jeder Anruf eine persönliche Beratung ist, bringt der Assistent wenig mehr als ein guter Rückrufprozess. Und wenn deine Kundschaft vor allem schreibt statt anruft, fang beim [KI-Chatbot](https://mediabrandcast.com/software/ki-chatbot/) oder bei der Mail an. Der Kanal folgt der Kundschaft, nicht umgekehrt. 150 €/h pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt. ## Ein Preis für Einrichtung, Betrieb und jede Verbesserung Die Einrichtung und jede Anpassung rechnen wir monatlich nach Aufwand ab. Telefonie und KI-Nutzung pro Gesprächsminute schätzen wir dir vorher und geben sie transparent 1:1 weiter. Kein Minutenpaket, kein Kleingedrucktes. [So läuft der Servicevertrag](https://mediabrandcast.com/servicevertrag/) ## Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten ### Was kostet ein KI-Telefonassistent? Die Einrichtung kostet bei mediabrandcast 150 € pro Stunde, für Unternehmen, zzgl. USt. Dazu kommen laufende Kosten pro Gesprächsminute für Telefonie und KI. Wie hoch sie bei dir sind, hängt von Anrufmenge und Gesprächsdauer ab. Unser Rechenweg zeigt dir das Verhältnis zu deinen heutigen Personalkosten und den Minutenpreis, bis zu dem es sich lohnt. ### Gibt es einen KI-Telefonassistenten kostenlos? Es gibt kostenlose Testversionen und einfache Anrufbeantworter mit Transkription. Für den Einsatz im Unternehmen mit eigener Wissensbasis, Kalender- und CRM-Anbindung entstehen immer Kosten für Einrichtung und Betrieb, mindestens für Telefonie und KI-Verarbeitung pro Minute. ### Klingt ein KI-Telefonassistent wie ein Roboter? Moderne Sprachsysteme klingen natürlich und reagieren in Echtzeit. Trotzdem stellt sich unser Assistent als KI vor, weil Ehrlichkeit am Telefon Vertrauen schafft und weil die Transparenzpflichten der KI-Verordnung den Hinweis verlangen, wenn Menschen mit einem KI-System sprechen. ### Kann der Assistent an meine Telefonanlage angebunden werden? In den meisten Fällen ja, entweder direkt oder über eine Rufumleitung, zum Beispiel nur außerhalb der Geschäftszeiten oder bei besetzter Leitung. Wir prüfen das vorab mit deiner Anlage oder deinem Telefonanbieter und sagen dir, welcher Weg bei dir der einfachste ist. ### Darf ein KI-Telefonassistent Gespräche aufzeichnen? Aufzeichnungen machen wir nur mit Einwilligung der anrufenden Person. Für die Bearbeitung reicht meist eine kurze Gesprächsnotiz, die so knapp wie nötig gespeichert und nach festgelegten Fristen gelöscht wird. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall gehört zu deiner Datenschutzberatung, das hier ist Orientierung, keine Rechtsberatung. ## Quellen 1. [Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 Transparenzpflichten](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj), abgerufen am 13.11.2026. Geschrieben von [Alexander Scharff](https://mediabrandcast.com/team/alexander-scharff/) Mitgründer von Juice 9, Marketing, IT und KI Marketing-Master (KI-Studie, Note 1,0), IT-Ausbildung, KI-Manager. Baut Websites, Software und KI-Automatisierungen, die im Live-Betrieb laufen. [Alexander Scharff auf LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/alexander-scharff-de/) ## Lass das Telefon klingeln. Er geht ran. Erzähl uns, wie viele Anrufe du hast und welche nerven. Wir sagen dir, was der Assistent übernehmen kann. [Telefonassistent besprechen](https://mediabrandcast.com/kontakt/?anliegen=vertrieb) 150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt. - [KI-Vertrieb](https://mediabrandcast.com/leistungen/ki-vertrieb/)