> Pressekonferenz organisieren: wann sie sich lohnt, Ablauf mit Zeitplan, Einladung als Vorlage, Pressemappe als Checkliste, Alternativen wie Pressegespräch. # Pressekonferenz: planen, einladen, durchführen Von [Katja Feller](https://mediabrandcast.com/team/katja-feller/) · 14. November 2026 Eine Pressekonferenz ist der Moment, in dem du Redaktionen bittest, ihren Tag für dich umzuplanen. Das tun sie nur für eine echte Nachricht. Hier steht, wann sich das lohnt, wie du einlädst und was in die Pressemappe gehört. [Pressekonferenz planen](https://mediabrandcast.com/kontakt/?anliegen=pr) 150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt. - [Zur Einladungs-Vorlage](https://mediabrandcast.com/wissen/pr/pressekonferenz/#einladung) Kurz gesagt Eine Pressekonferenz ist ein Termin, zu dem ein Unternehmen oder eine Organisation Journalistinnen und Journalisten einlädt, um eine Nachricht vorzustellen und Fragen zu beantworten, vor Ort oder online. Sie lohnt sich nur bei echten Nachrichten mit breitem Interesse. Laut Medien-Trendmonitor 2025 nutzen 71 % der befragten Medienschaffenden Pressekonferenzen als Recherchequelle. mediabrandcast gibt hier einen Zeitplan, eine Einladungs-Vorlage und eine Checkliste für die Pressemappe. ## Was ist eine Pressekonferenz? Eine Pressekonferenz ist eine Veranstaltung, bei der Sprecherinnen und Sprecher einer Organisation vor eingeladenen Medien eine Nachricht verkünden und anschließend Fragen beantworten. Typisch sind kurze Statements, eine offene Fragerunde und die Möglichkeit für Fotos, Ton und Interviews im Anschluss. Seit einigen Jahren finden viele Pressekonferenzen auch online oder hybrid statt. Der Unterschied zur Pressemitteilung: Bei der Pressekonferenz können Redaktionen nachfragen, Bilder und Töne selbst aufnehmen und die Menschen hinter der Nachricht erleben. Der Preis: Die Redaktion investiert eine bis zwei Stunden plus Weg. Deshalb muss die Nachricht mehr hergeben als ein Text. Wie man eine gute Mitteilung schreibt, steht unter [Pressemitteilung schreiben](https://mediabrandcast.com/wissen/pr/pressemitteilung-schreiben/). ## Wann lohnt sich eine Pressekonferenz? Wenn mindestens drei dieser Punkte zutreffen: Die Nachricht betrifft viele Menschen. Es gibt etwas zu sehen oder zu hören, das ein Text nicht transportiert. Mehrere Medien werden ohnehin berichten wollen. Es gibt Fragen, die Redaktionen persönlich stellen wollen. Und jemand Prominentes oder Kompetentes steht zur Verfügung. Trifft nur einer zu, ist ein Pressegespräch oder eine Mitteilung die bessere Wahl. ## Pressekonferenz, Pressegespräch, Online-Termin: die Formate Nicht jede Nachricht braucht den großen Saal. Die Wahl des Formats ist schon die halbe Pressearbeit. Einordnung von mediabrandcast, Stand 14.11.2026 | Format | Passt für | Stärke | Risiko | |---|---|---|---| | Pressekonferenz vor Ort | große Nachrichten, Bilanz, Eröffnung, Krise | Bilder, Töne, persönliche Fragen | leerer Raum, wenn die Nachricht zu klein ist | | Online-Pressekonferenz | überregionale und Fachmedien, kurzfristige Themen | keine Anreise, leicht aufzuzeichnen | Technikpannen, weniger Nähe | | Pressegespräch | Hintergrund, kleiner Kreis, Fachthemen | Zeit für Tiefe, Vertrauen | weniger Reichweite | | Pressetermin vor Ort | Spatenstich, Übergabe, Aktion | Fotos und Bewegtbild | Wetter, Zeitplan der Gäste | | Pressemitteilung | alles, was in einen Text passt | günstig, schnell, verlässlich | wenig Aufmerksamkeit ohne starken Anlass | ## Ablauf: die Pressekonferenz in sieben Schritten Vom Entschluss bis zur Nachbereitung. Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte für einen regionalen Termin, keine Regel. ### Nachricht und Termin festlegen Eine Kernbotschaft in einem Satz. Termin nicht montags früh, nicht kurz vor Redaktionsschluss, nicht parallel zu großen Ereignissen in deiner Region. Vormittags zwischen zehn und elf ist für viele Redaktionen gut planbar. ### Einladen Ein bis zwei Wochen vorher an die passenden Ressorts, nicht an Sammeladressen. Mit Anlass, Ort, Zeit, Gesprächspartnern, Foto- und Ton-Möglichkeiten und der Bitte um Rückmeldung. ### Erinnern Ein bis zwei Tage vorher kurz nachfassen, am besten telefonisch bei den wichtigsten Kontakten. ### Vorbereiten Statements proben, Antworten auf heikle Fragen abstimmen, Raum, Technik, Strom, WLAN, Namensschilder, Getränke. Für online: Testlauf mit allen Sprechenden. ### Durchführen Pünktlich starten, Statements kurz halten, dann Fragen. Insgesamt meist nicht länger als 45 Minuten, danach Zeit für Einzelinterviews und Fotos. ### Material bereitstellen Pressemappe digital zum Download, Pressemitteilung direkt nach Beginn an alle, auch an die, die nicht kommen konnten. ### Nachbereiten Nachfragen beantworten, Berichte sammeln, Verteiler pflegen: Wer kam, wer berichtete, wer fragte nach? ## Vorlage: Einladung zur Pressekonferenz ``` Betreff: Einladung zur Pressekonferenz: [NACHRICHT IN 6 WÖRTERN] am [TAG], [DATUM], [UHRZEIT] Guten Tag [NAME], [UNTERNEHMEN] [macht/eröffnet/stellt vor] [WAS], und das betrifft [WEN, WIE VIELE, WO]. Wir möchten Sie dazu herzlich einladen. Wann: [TAG], [DATUM], [UHRZEIT] bis ca. [UHRZEIT] Wo: [ORT, ADRESSE, PARKEN] / online unter [LINK nach Anmeldung] Wer: [NAME, FUNKTION] · [NAME, FUNKTION] Bilder: [Fotomotiv, z. B. erste Fahrt, Rundgang, Vorführung] Ton: O-Töne und Einzelinterviews im Anschluss möglich Bitte geben Sie uns bis [DATUM] kurz Bescheid, ob Sie kommen. Unterlagen erhalten Sie zu Beginn der Pressekonferenz, auf Wunsch auch vorab unter Sperrfrist. Kontakt vor Ort: [NAME], [MOBILNUMMER] Viele Grüße [NAME, FUNKTION, UNTERNEHMEN] ``` Redaktionen siezt man in der Regel, deshalb siezt die Vorlage. Die Nachricht gehört in den Betreff, nicht in den dritten Absatz. ## Checkliste: Was gehört in die Pressemappe? - Pressemitteilung zum Anlass, mit Sperrfrist, falls verschickt wird, bevor der Termin beginnt - Fakten auf einer Seite: Zahlen, Daten, Zeitplan - Kurzprofile der Sprechenden mit Funktion und korrekter Schreibweise - Bilder in Druckqualität mit Bildunterschrift, Urheber und geklärten Rechten - Hintergrund zum Unternehmen in einem Absatz - Zitate zur Übernahme, abgestimmt und freigegeben - Kontakt für Rückfragen, erreichbar am Tag der Veröffentlichung - alles zusätzlich als Download-Link, keine großen Anhänge per Mail Medienschaffende nennen Hintergrundinformationen und Bilder als wichtigste Begleitmaterialien. Zahlen dazu und wie ein Pressebereich auf der Website aussehen sollte, stehen unter [Pressearbeit](https://mediabrandcast.com/wissen/pr/pressearbeit/). ## Die häufigsten Fehler - Keine Nachricht: Eine Pressekonferenz zum Firmenjubiläum ohne neue Information füllt keinen Saal. - Zu lange Statements: Wer zwanzig Minuten redet, verliert die Fragen und damit die besten Geschichten. - Unvorbereitet auf kritische Fragen: Die unbequeme Frage kommt. Die Antwort sollte vorher stehen. - Material erst hinterher: Wer Unterlagen erst Stunden später schickt, verpasst den Redaktionsschluss. - Werbung statt Nachricht: Produktpräsentationen im Verkaufston gehören in den Vertrieb, nicht vor die Presse. Für den Ernstfall, also eine Pressekonferenz in der Krise, gelten eigene Regeln: schnell, ehrlich, mit klarer Zuständigkeit. Mehr unter [Krisenkommunikation](https://mediabrandcast.com/leistungen/pr/krisenkommunikation/). Fakten - 71 % der befragten Journalistinnen und Journalisten nutzen Pressekonferenzen als Recherchequelle, 85 % Pressemitteilungen, 84 % persönliche Gespräche. Quelle: [news aktuell, Medien-Trendmonitor 2025, Teil 1](https://pdf.newsaktuell.de/pdf/medien-trendmonitor_2025_teil_1_de.pdf), N = 1.011, Mehrfachnennungen, abgerufen am 14.11.2026 - Redaktionelle Inhalte und Werbung sind klar zu trennen. Quelle: [Deutscher Presserat, Pressekodex, Ziffer 7](https://www.presserat.de/pressekodex.html), Fassung vom 19.03.2025 Katja Feller hat von 1999 bis 2013 als Moderatorin, Redakteurin und Reporterin bei Radio und Fernsehen gearbeitet, unter anderem beim NDR. Aus dieser Redaktionsperspektive gilt: Ein Termin, der keine Nachricht hat, wird beim nächsten Mal nicht mehr wahrgenommen. ## Wann du uns nicht brauchst Für einen Pressetermin mit der Lokalzeitung brauchst du keine Agentur. Mit der Vorlage und der Checkliste oben bist du gut vorbereitet. Wir lohnen uns, wenn viel auf dem Spiel steht: eine große Nachricht, eine heikle Lage, mehrere Medienarten gleichzeitig oder Sprechende, die vor Mikrofon und Kamera Sicherheit gewinnen wollen. Dafür gibt es auch unser [Medientraining](https://mediabrandcast.com/leistungen/schulungen/pr-marketing-workshops/). ## Häufige Fragen zur Pressekonferenz ### Wie lange dauert eine Pressekonferenz? Meist 30 bis 45 Minuten: kurze Statements von wenigen Minuten je Person, danach Zeit für Fragen. Im Anschluss werden oft Einzelinterviews, Fotos und O-Töne angeboten. Wer länger plant, sollte einen guten Grund haben, etwa eine Vorführung oder einen Rundgang. Lieber zehn Minuten zu früh fertig als zehn Minuten zu lang. ### Wie lädt man zu einer Pressekonferenz ein? Ein bis zwei Wochen vorher per Mail an die passenden Redaktionen und Ressorts, mit Anlass, Datum, Uhrzeit, Ort oder Link, Gesprächspartnern, Bild- und Tonmöglichkeiten und der Bitte um Rückmeldung. Kurz vorher erinnern, die wichtigsten Kontakte am besten telefonisch. ### Was gehört in eine Pressemappe? Die Pressemitteilung zum Anlass, eine Faktenseite, Kurzprofile der Sprechenden, Bilder in Druckqualität mit geklärten Rechten, ein Absatz zum Unternehmen, freigegebene Zitate und ein Kontakt für Rückfragen. Heute meist als Download-Link statt Papier oder großer Anhang. ### Was ist der Unterschied zwischen Pressekonferenz und Pressegespräch? Eine Pressekonferenz richtet sich an viele Medien gleichzeitig und dient einer Nachricht mit breitem Interesse. Ein Pressegespräch ist kleiner und vertraulicher, oft mit wenigen Fachjournalisten, und dient dem Hintergrund. Für viele Unternehmensthemen ist das Pressegespräch die passendere Form. ### Lohnt sich eine Online-Pressekonferenz? Für überregionale und Fachmedien oft ja: keine Anreise, kurzfristig möglich, leicht aufzuzeichnen. Wichtig sind stabile Technik, ein Testlauf und eine Moderation, die Fragen aus dem Chat einsammelt. Für Bilder vor Ort ersetzt sie keinen Pressetermin. ## Quellen 1. [news aktuell: Medien-Trendmonitor 2025, Teil 1 „Recherchequellen & Nutzung von PR-Material“](https://pdf.newsaktuell.de/pdf/medien-trendmonitor_2025_teil_1_de.pdf), abgerufen am 14.11.2026. 2. [Deutscher Presserat: Pressekodex](https://www.presserat.de/pressekodex.html), Fassung vom 19. März 2025, abgerufen am 14.11.2026. Geschrieben von [Katja Feller](https://mediabrandcast.com/team/katja-feller/) Mitgründerin von Juice 9, PR und Kommunikation PR- und Kommunikationsexpertin, früher Radio und TV, BLM-Hörfunkpreis 2002. Veröffentlicht am 14. November 2026 [Katja Feller auf LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/katjafeller/) [Pressetermin vorbereiten](https://mediabrandcast.com/kontakt/?anliegen=pr) 150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt. - [PR](https://mediabrandcast.com/leistungen/pr/)