ERP-Software: so findest du das System, das zu deinem Betrieb passt

Was macht ERP-Software?

ERP-Software hält die Daten eines Unternehmens an einem Ort zusammen, damit jeder Ablauf auf denselben Zahlen arbeitet. Wenn der Vertrieb einen Auftrag anlegt, sieht das Lager die Reservierung, der Einkauf den Bedarf, die Buchhaltung die offene Forderung. Ohne ERP stehen dieselben Informationen in fünf Tabellen, und jede ist ein bisschen falsch.

Was ein ERP-System grundsätzlich ist, welche Wege es neben den großen Suiten gibt und wie man fair zwischen ihnen entscheidet, steht auf unserer Seite SAP-Alternative. Hier geht es um die Praxis der Auswahl.

Wichtig vorab: Ein ERP-System ersetzt keine Prozessklärung. Wer seine Abläufe nicht kennt, kauft entweder ein System, das sie nicht abbildet, oder bezahlt teure Anpassungen für Abläufe, die man besser vereinfacht hätte. Und es ersetzt keine Verantwortung: Irgendwer im Haus muss entscheiden, wie ein Ablauf künftig laufen soll, sonst entscheidet das System oder der Berater. Plane dafür Zeit von Menschen ein, die den Betrieb kennen, nicht nur Budget für Lizenzen.

Cloud, eigener Betrieb oder Mischform?

Cloud-ERP mietest du als Dienst: Updates, Betrieb und Sicherung übernimmt der Anbieter, du zahlst pro Nutzer und Monat. Das ist schnell startklar und planbar, bindet dich aber an den Anbieter und seine Updatezyklen. Eigener Betrieb (On-Premises) gibt dir volle Kontrolle über Daten und Zeitpunkt von Updates, kostet aber Server, Personal oder einen Dienstleister. Mischformen betreiben das ERP gehostet bei einem Partner deiner Wahl.

Für die Entscheidung zählen drei Fragen: Wo sollen die Daten liegen? Wie stark weichen deine Abläufe vom Standard ab? Und wer kümmert sich um Updates, wenn eine neue Steuerregel kommt? Gerade beim letzten Punkt haben Cloud-Lösungen oft einen Vorsprung.

Welche Pflichten ein ERP bis 2028 erfüllen muss

E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im Inland empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Das ERP muss strukturierte Formate erzeugen und verarbeiten können.

Aufbewahrung: Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Das System muss Daten unveränderbar archivieren und für Prüfungen bereitstellen können. Orientierung, keine Steuerberatung.

Vorlage: Gliederung eines ERP-Lastenhefts

LASTENHEFT ERP · [UNTERNEHMEN] · Version [X] · Stand [DATUM]

1  Ausgangslage und Ziele
   Unternehmen, Standorte, Nutzerzahl, heutige Systeme, Gründe
2  Mengengerüst
   Artikel, Kunden, Aufträge/Monat, Rechnungen/Monat, Belege/Jahr
3  Abläufe (je Ablauf: Auslöser, Schritte, Rollen, Ergebnis)
   3.1 Angebot bis Auftrag  3.2 Einkauf  3.3 Lager
   3.4 Produktion/Service   3.5 Rechnung und Mahnung
4  Anforderungen je Modul
   MUSS / SOLL / KANN, mit Begründung
5  Schnittstellen
   Buchhaltung, Lohn, Shop, CRM, Bank, E-Rechnung, Dashboard
6  Pflichten
   E-Rechnung (Empfang/Versand), Aufbewahrung, Datenschutz
7  Betrieb
   Cloud / eigener Server / Partner, Updates, Backups, Support
8  Einführung
   Datenübernahme, Schulung, Stichtag, Parallelbetrieb
9  Erwartetes Angebot
   Lizenzen, Einführung in Stunden, laufende Kosten, Exit-Regeln

So nutzt du die Vorlage

• Abläufe vor Funktionen: Kapitel 3 ist das Herz. Funktionslisten ohne Ablauf führen zu Häkchen-Vergleichen, die nichts sagen.
• Mengen nennen: 500 oder 50.000 Rechnungen im Monat sind zwei verschiedene Welten.
• Exit regeln: Wie kommst du mit deinen Daten wieder raus? Diese Frage stellen erstaunlich wenige vor Vertragsschluss.
• Alle Anbieter bekommen dasselbe: Nur dann sind Angebote vergleichbar.
• Stunden statt Pauschalen: Einführungsangebote in Stunden je Phase zeigen, wo die Arbeit steckt.

Fünf Fehler bei der ERP-Einführung

• Alte Umwege mitnehmen: Jede Excel-Krücke von heute wird sonst als Anpassung ins neue System gegossen.
• Datenübernahme unterschätzen: Doppelte Kunden, alte Artikel, falsche Preise. Daten bereinigen dauert länger als installieren.
• Zu wenig Schulung: Ein System, das niemand sicher bedient, erzeugt Schattentabellen.
• Keine verantwortliche Person: Ohne jemanden im Haus, der das System verantwortet, entscheiden Anbieter über deine Abläufe.
• Kein Plan für danach: Updates, neue Pflichten, neue Mitarbeitende. Ein ERP ist nie fertig.

Wo wir ins Spiel kommen

Wir verkaufen kein ERP und sind an keinen Hersteller gebunden. Wir helfen beim Aufnehmen und Vereinfachen der Abläufe, beim Lastenheft und beim Testen mit echten Daten. Und wir bauen, was ein Standard-ERP nicht gut kann: ein Service-Werkzeug wie DAIDALOS, ein Cockpit wie PANOPTES, Schnittstellen und Automatisierungen, die Daten zwischen Systemen bewegen. Abgerechnet wird nach Aufwand, 150 € pro Stunde, für Unternehmen, zzgl. USt.