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n8n-Agentur: Workflows und KI-Agenten, die nachts weiter­arbeiten

n8n ist das Schweizer Taschenmesser der Automatisierung. Wir sind die Leute, die damit nicht nur eine Demo schnitzen, sondern Abläufe bauen, die jeden Tag laufen, überwacht werden und mit dem Feedback deines Teams besser werden. Zum Reinschnuppern gibt es unten eine Vorlage zum Kopieren.

150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt.

KI-generiertes Bild: Spät in der Werkstatt beugen sich zwei Männer über ein geöffnetes Servergehäuse, eine Kollegin mit Pizza lacht, an der Wand leuchtet KI.

Was ist n8n?

n8n (gesprochen „n-eight-n“) ist ein Werkzeug, in dem du Abläufe als Kette von Knoten zusammensetzt: Ein Formular kommt rein, ein Knoten liest es, der nächste fragt ein Sprachmodell, der dritte schreibt ins CRM. Für die meisten Dienste gibt es fertige Knoten, für alles andere HTTP-Anfragen und Code.

Zwei Dinge machen n8n besonders. Erstens das Lizenzmodell: n8n steht unter der Sustainable Use License, einer sogenannten Fair-Code-Lizenz. Du darfst n8n für interne Zwecke deines Unternehmens kostenlos selbst betreiben. Nicht erlaubt ist, n8n als eigenes Produkt an andere zu verkaufen. Zweitens die Abrechnung in der Cloud: n8n zählt ganze Workflow-Ausführungen, nicht einzelne Schritte.

Für uns heißt das: Wir bauen deine Workflows, und sie laufen auf deinem eigenen n8n, bei dir oder in unserem Hosting auf Servern in der EU. Die Abläufe gehören dir.

Was ist ein n8n-Workflow?

Ein Workflow ist ein Ablauf aus einem Auslöser und mehreren Schritten. Er startet von selbst und erledigt, wofür sonst jemand fünf Tabs öffnet.

Auslöser

Ein Webhook (Formular, Shop, Telefonanlage), ein Zeitplan, eine neue E-Mail oder eine Zeile in einer Tabelle.

Knoten

Jeder Knoten erledigt eine Aufgabe: lesen, filtern, umrechnen, verzweigen, in ein System schreiben.

KI-Knoten

Texte sortieren, Daten aus Dokumenten ziehen, Antworten entwerfen. Oder ein ganzer KI-Agent mit eigenen Werkzeugen.

Fehlerpfad

Was passiert, wenn das CRM nicht antwortet? Im Live-Betrieb ist das die wichtigste Frage. Wir bauen Wiederholung und Alarm immer mit.

n8n und KI-Agenten

n8n bringt eigene Knoten für KI mit, vom einfachen Textklassifizierer bis zum KI-Agenten, der Werkzeuge wie Kalender, Datenbank oder Websuche selbst aufruft. Ob dein Fall einen Agenten braucht oder ein fester Ablauf reicht, klärt unser Ratgeber zu KI-Agenten mit Entscheidungs-Check.

Typische Workflows, die wir bauen

  • Anfragen aus Formular und Postfach sortieren und an die richtige Person geben
  • Rechnungen aus dem Posteingang lesen, prüfen und vorkontieren
  • Wochenreport aus Shop, Werbekonten und CRM als Mail an die Geschäftsführung
  • Website, Zertifikate und Server überwachen und bei Problemen Alarm schlagen

Vorlage: Kontakt­anfragen per KI sortieren

Ein echter n8n-Workflow zum Kopieren: Dein Kontaktformular schickt die Anfrage an n8n, ein Sprachmodell sortiert sie in Angebot, Support oder Sonstiges, und jede Kategorie landet im richtigen Postfach.

  1. JSON unten komplett kopieren.
  2. In n8n einen neuen Workflow öffnen und in die leere Fläche einfügen (Strg+V bzw. Cmd+V).
  3. Beim Knoten „Sprachmodell“ deinen KI-Zugang hinterlegen und ein Modell wählen.
  4. Bei den drei Mail-Knoten deinen SMTP-Zugang und die echten Adressen eintragen.
  5. Dein Formular schickt name, email und nachricht per POST an die Webhook-Adresse aus „Anfrage empfangen“.
  6. Mit einer Testanfrage prüfen, dann aktivieren.

Für den Live-Betrieb fehlen bewusst noch zwei Dinge: ein Fehlerpfad, falls das Sprachmodell nicht antwortet, und ein Spamschutz vor dem Webhook. Die bauen wir bei Kundenprojekten immer dazu.

JSON der Vorlage anzeigen (171 Zeilen)
{
  "name": "Kontaktanfrage per KI sortieren (Vorlage mediabrandcast)",
  "nodes": [
    {
      "parameters": {
        "httpMethod": "POST",
        "path": "kontaktanfrage",
        "responseMode": "onReceived",
        "options": {}
      },
      "id": "4f1c2a7e-8b3d-4c55-9a61-2e7d0b9c1a01",
      "name": "Anfrage empfangen",
      "type": "n8n-nodes-base.webhook",
      "typeVersion": 2,
      "position": [
        0,
        0
      ],
      "webhookId": "9b6f0d2c-3e4a-4f7b-8c1d-5a2e6f0b7c11"
    },
    {
      "parameters": {
        "inputText": "={{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.nachricht }}",
        "categories": {
          "categories": [
            {
              "category": "Angebot",
              "description": "Jemand möchte ein Angebot, einen Preis oder ein neues Projekt besprechen."
            },
            {
              "category": "Support",
              "description": "Kundschaft hat ein Problem oder eine Frage zu einer laufenden Leistung."
            },
            {
              "category": "Sonstiges",
              "description": "Alles andere, zum Beispiel Bewerbungen, Presse oder Werbung."
            }
          ]
        },
        "options": {}
      },
      "id": "4f1c2a7e-8b3d-4c55-9a61-2e7d0b9c1a02",
      "name": "KI sortiert",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.textClassifier",
      "typeVersion": 1,
      "position": [
        260,
        0
      ]
    },
    {
      "parameters": {
        "options": {}
      },
      "id": "4f1c2a7e-8b3d-4c55-9a61-2e7d0b9c1a03",
      "name": "Sprachmodell",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi",
      "typeVersion": 1,
      "position": [
        260,
        220
      ]
    },
    {
      "parameters": {
        "fromEmail": "website@example.com",
        "toEmail": "vertrieb@example.com",
        "subject": "={{ 'Angebotsanfrage: ' + $('Anfrage empfangen').item.json.body.name }}",
        "emailFormat": "text",
        "text": "=Von: {{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.name }} <{{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.email }}>\n\n{{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.nachricht }}",
        "options": {}
      },
      "id": "4f1c2a7e-8b3d-4c55-9a61-2e7d0b9c1a04",
      "name": "An Vertrieb",
      "type": "n8n-nodes-base.emailSend",
      "typeVersion": 2.1,
      "position": [
        560,
        -200
      ]
    },
    {
      "parameters": {
        "fromEmail": "website@example.com",
        "toEmail": "support@example.com",
        "subject": "={{ 'Support: ' + $('Anfrage empfangen').item.json.body.name }}",
        "emailFormat": "text",
        "text": "=Von: {{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.name }} <{{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.email }}>\n\n{{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.nachricht }}",
        "options": {}
      },
      "id": "4f1c2a7e-8b3d-4c55-9a61-2e7d0b9c1a05",
      "name": "An Support",
      "type": "n8n-nodes-base.emailSend",
      "typeVersion": 2.1,
      "position": [
        560,
        0
      ]
    },
    {
      "parameters": {
        "fromEmail": "website@example.com",
        "toEmail": "info@example.com",
        "subject": "={{ 'Sonstiges: ' + $('Anfrage empfangen').item.json.body.name }}",
        "emailFormat": "text",
        "text": "=Von: {{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.name }} <{{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.email }}>\n\n{{ $('Anfrage empfangen').item.json.body.nachricht }}",
        "options": {}
      },
      "id": "4f1c2a7e-8b3d-4c55-9a61-2e7d0b9c1a06",
      "name": "An Postfach",
      "type": "n8n-nodes-base.emailSend",
      "typeVersion": 2.1,
      "position": [
        560,
        200
      ]
    }
  ],
  "connections": {
    "Anfrage empfangen": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "KI sortiert",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Sprachmodell": {
      "ai_languageModel": [
        [
          {
            "node": "KI sortiert",
            "type": "ai_languageModel",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "KI sortiert": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "An Vertrieb",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ],
        [
          {
            "node": "An Support",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ],
        [
          {
            "node": "An Postfach",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  },
  "settings": {
    "executionOrder": "v1"
  }
}

n8n, Make oder Zapier?

Alle drei sind gut. Der größte Unterschied steckt nicht in den Funktionen, sondern darin, was gezählt wird.

n8n, Make und Zapier nach Herstellerangaben. Stand 14.11.2026, Quellen unten
Merkmaln8nMakeZapier
Abrechnungs­einheitWorkflow-Ausführung: ein kompletter Lauf, egal wie viele SchritteCredits: jede Aktion verbraucht Credits, die meisten genau einenTasks: jede erfolgreich erledigte Aktion, Auslöser zählen nicht
Kostenloser EinstiegCommunity Edition zum SelbstbetriebFree-Tarif mit 1.000 Credits pro MonatFree-Tarif mit 100 Tasks pro Monat
Einstiegstarif CloudStarter: 20 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, 2.500 AusführungenPreise laut Hersteller-WebsiteProfessional: 19,99 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung, 750 Tasks
Selbst hostenjaneinnein
Stärkevolle Kontrolle, Code-Knoten, Daten bleiben auf deinem Serverübersichtlicher visueller Editor, viele Integrationensehr viele Integrationen, schnellster Einstieg

Rechenbeispiel: Ein Workflow mit einem Auslöser und fünf Aktionen läuft 1.000-mal im Monat.

  • n8n: 1.000 Ausführungen. Passt in den Starter-Tarif mit 2.500.
  • Make: mindestens 5.000 Credits, wenn jede Aktion einen Credit kostet.
  • Zapier: 5.000 Tasks, der Auslöser zählt nicht. Das ist mehr als das Sechsfache des Professional-Einstiegs.

Ausführungen = Läufe · Credits bzw. Tasks ≈ Läufe × Aktionen je Lauf

Rechnung nach den Abrechnungsregeln der Hersteller, Stand 14.11.2026. Lange Workflows mit vielen Schritten sind bei n8n deshalb vergleichsweise günstig, kurze Zwei-Schritt-Abläufe bei allen dreien.

n8n vertiefen

Drei Seiten für die nächsten Schritte, jede mit einer geprüften Vorlage.

Selbst hosten oder n8n-Cloud?

Selbst hosten heißt: n8n läuft auf einem Server, den du oder wir betreiben. Die Daten bleiben dort, die Zahl der Ausführungen ist egal. Dafür braucht es jemanden, der Updates einspielt, Backups prüft und den Server überwacht. Genau das machen wir im Hosting, mit festem Monatsbetrag.

n8n-Cloud heißt: n8n kümmert sich um Betrieb und Updates, du zahlst nach Tarif und Ausführungen. Für kleine Teams mit wenigen Abläufen oft der schnellste Weg.

Unsere Faustregel: Sobald personenbezogene Daten durch die Workflows laufen, viele Ausführungen anfallen oder interne Systeme angebunden sind, lohnt sich der eigene Betrieb. Wichtig in beiden Fällen: Zugangsdaten nie im Workflow-Text, sondern in den Zugangsdaten von n8n, und Workflows regelmäßig exportieren und versionieren.

So bauen wir deine n8n-Workflows

Vier Schritte. Der erste dauert am längsten, und das ist gut so.

  1. Lesen

    Wir schauen uns den Ablauf an, wie er heute wirklich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Wie viele Fälle, wie viele Minuten, wo hakt es?

  2. Brauen

    Workflow bauen, mit Fehlerpfad, Protokoll und Test an echten Fällen. Weil Code dank KI schnell geht, steckt die Zeit im Durchdenken.

  3. Ausschenken

    Live gehen, auf deinem n8n, mit Überwachung und Alarm, falls etwas klemmt.

  4. Nachwürzen

    Dein Team sagt, was nervt, wir passen an. Im Servicevertrag, ohne neues Angebot für jede Kleinigkeit.

Wann du uns nicht brauchst

Wenn du zwei, drei einfache Abläufe brauchst, etwa „neue Formularanfrage in eine Tabelle“, schaffst du das mit Make, Zapier oder der n8n-Cloud selbst an einem Nachmittag. Nimm dann die Plattform, deren Oberfläche dir am besten liegt, und rechne mit dem Beispiel oben nach, was dich die Abrechnung kostet.

Wir lohnen uns, wenn Abläufe geschäftskritisch werden, wenn Daten nicht in fremde Clouds sollen, wenn KI-Schritte zuverlässig laufen müssen oder wenn niemand im Team Zeit hat, nachts nach einem hängenden Workflow zu schauen.

150 €/h

pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt.

Was eine n8n-Agentur kostet

Bei uns kostet jede Stunde 150 €, egal ob Konzept, Bau, Test oder Anpassung, monatlich nach echtem Aufwand im Servicevertrag. Der Betrieb deines n8n auf unseren Servern ist ein fester Monatsbetrag im Hosting. Kosten für KI-Modelle geben wir 1:1 weiter.

Eine erste Schätzung in Stunden bekommst du im Stundenrechner.

Häufige Fragen zu n8n

Was ist n8n?

n8n ist eine Plattform für Workflow-Automatisierung. Du verbindest Anwendungen, Daten und KI-Modelle zu Abläufen aus Auslöser und Knoten, visuell oder mit Code. n8n lässt sich selbst betreiben oder als Cloud-Dienst nutzen und steht unter der Sustainable Use License, einer Fair-Code-Lizenz.

Ist n8n kostenlos?

Die Community Edition darfst du für interne Zwecke deines Unternehmens kostenlos selbst betreiben, Kosten entstehen dann für Server und Betrieb. Die n8n-Cloud kostet laut Hersteller ab 20 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit 2.500 Workflow-Ausführungen im Starter-Tarif (Stand 14.11.2026).

Was ist besser, n8n, Make oder Zapier?

Das hängt vom Einsatz ab. Zapier hat den schnellsten Einstieg, Make einen sehr übersichtlichen Editor, n8n lässt sich selbst hosten und rechnet pro Workflow-Ausführung statt pro Schritt. Bei langen Abläufen mit vielen Schritten und sensiblen Daten spricht viel für n8n, bei wenigen einfachen Abläufen sind alle drei gut.

Kann n8n KI-Agenten?

Ja. n8n hat eigene KI-Knoten, darunter einen Agenten, der Sprachmodelle mit Werkzeugen wie Datenbank, Kalender oder Websuche verbindet. Für viele Aufgaben reicht aber ein fester Workflow mit einem einzelnen KI-Schritt, etwa zum Sortieren oder Zusammenfassen. Das ist günstiger und leichter zu prüfen.

Ist n8n DSGVO-konform?

Das hängt vom Betrieb ab, nicht vom Werkzeug allein. Selbst gehostet auf einem Server in der EU bleiben die Daten bei dir, dann zählen Vertrag mit dem Hoster, Zugriffsrechte und die Dienste, die deine Workflows aufrufen, etwa ein KI-Anbieter. Orientierung, keine Rechtsberatung.

Was kostet eine n8n-Agentur?

Bei mediabrandcast 150 € pro Stunde, pauschal für alles, für Unternehmen, zzgl. USt. Ein einfacher Workflow ist oft in wenigen Stunden gebaut und getestet, ein Agent mit mehreren angebundenen Systemen braucht mehr. Dazu kommen Betrieb und Modellkosten. Eine Schätzung bekommst du nach einem kurzen Gespräch über deinen Ablauf.

Quellen

  1. n8n: Preise, abgerufen am 14.11.2026.
  2. n8n-Dokumentation: Sustainable Use License, abgerufen am 14.11.2026.
  3. Make: Pricing (Credits, Free-Tarif), abgerufen am 14.11.2026.
  4. Zapier: Pricing (Tasks, Tarife), abgerufen am 14.11.2026.
  5. n8n auf GitHub, abgerufen am 14.11.2026.

Dein Team schläft. Deine Workflows nicht.

Erzähl uns, welcher Ablauf dich am meisten nervt. Wir sagen dir, ob n8n ihn erledigen kann, und was es kostet.

150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt.