Prozessautomatisierung: welche Abläufe sich lohnen und welche nicht
Nicht jeder Ablauf, der nervt, sollte automatisiert werden. Manche gehören abgeschafft, manche vereinfacht, und manche erledigt ab morgen eine Maschine, die nicht müde wird. Hier bekommst du einen Score, mit dem du das in zehn Minuten sortierst.
150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt.
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Software, um Schritte eines Geschäftsprozesses ohne menschliches Zutun auszuführen. Ein Prozess hat dabei immer dieselbe Form: Etwas kommt rein (eine Mail, ein Formular, ein Dokument), wird geprüft, bearbeitet und an ein Ziel weitergegeben (ein System, eine Person, die Kundschaft).
Lange war Automatisierung auf Abläufe beschränkt, die sich in Regeln fassen lassen: „Wenn Betrag unter 500 Euro und Lieferant bekannt, dann freigeben.“ Mit KI kommen Schritte dazu, die vorher Menschen brauchten: eine formlose Mail verstehen, die Rechnungsnummer aus einem PDF lesen, eine Antwort entwerfen. Das nennt man oft intelligente Prozessautomatisierung.
Wie das in der Praxis bei uns aussieht und was es spart, steht unter KI-Automatisierung, mit Rechenweg. Diese Seite hilft dir, die richtigen Abläufe auszuwählen.
RPA, Workflow, KI: vier Wege zur Automatisierung
Die Begriffe werden gern vermischt. Sie lösen verschiedene Probleme, und oft ist die Kombination die Lösung.
| Methode | Wie es funktioniert | Passt gut, wenn | Grenze |
|---|---|---|---|
| Workflow-Automatisierung | Systeme sprechen über Schnittstellen miteinander, ein Ablauf verbindet sie | die beteiligten Systeme Schnittstellen haben | Systeme ohne Schnittstelle |
| RPA (Robotic Process Automation) | ein Software-Roboter klickt sich durch Oberflächen wie ein Mensch | alte Systeme keine Schnittstelle haben | bricht, wenn sich die Oberfläche ändert |
| KI-Schritte | ein Sprachmodell liest, sortiert, fasst zusammen, entwirft | Eingaben unstrukturiert sind: Mails, PDFs, Freitext | braucht Prüfung bei Folgen, kostet pro Aufruf |
| KI-Agenten | die KI plant selbst, welche Schritte und Werkzeuge sie nutzt | jeder Fall anders läuft | schwerer zu testen, teurer pro Fall |
Wann ein Agent statt eines festen Ablaufs sinnvoll ist, klärt der Entscheidungs-Check im Ratgeber KI-Agenten. Das Werkzeug, mit dem wir die meisten Workflows bauen, ist n8n.
Eignungs-Score: Lohnt sich die Automatisierung?
Bewerte jeden Kandidaten mit fünf Kriterien von 1 bis 5, multipliziere mit dem Gewicht, addiere. Ab etwa 3,5 lohnt sich ein genauer Blick, unter 2,5 meist nicht.
| Kriterium | Gewicht | 5 Punkte, wenn … | 1 Punkt, wenn … |
|---|---|---|---|
| Häufigkeit | 30 % | täglich viele Fälle | ein paar Mal im Jahr |
| Regelhaftigkeit | 25 % | fast jeder Fall läuft gleich | jeder Fall braucht Fingerspitzengefühl |
| Digitale Eingaben | 20 % | Formular, Mail, PDF, Export | Papier, Telefon, Zuruf |
| Fehlerkosten heute | 15 % | Tippfehler kosten Geld oder Nerven | Fehler sind egal |
| Systembrüche | 10 % | Daten werden zwischen Systemen abgetippt | alles passiert in einem System |
Score = 0,30 × Häufigkeit + 0,25 × Regelhaftigkeit + 0,20 × Digitale Eingaben + 0,15 × Fehlerkosten + 0,10 × Systembrüche
| Prozess | Bewertung (H / R / D / F / S) | Score |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen prüfen und buchen | 5 / 4 / 4 / 4 / 5 | 4,40 |
| Urlaubsanträge genehmigen | 3 / 5 / 5 / 2 / 3 | 3,75 |
| Angebote für Sonderanfertigungen | 2 / 1 / 3 / 4 / 3 | 2,35 |
Vorlage: der Prozess-Steckbrief
Füll ihn für deinen besten Kandidaten aus, bevor du mit irgendwem sprichst. Er spart im Erstgespräch viel Zeit.
PROZESS-STECKBRIEF Stand: [Datum]
Name des Ablaufs: [z. B. Eingangsrechnungen prüfen]
Auslöser: [Was startet ihn? Mail, Formular, Uhrzeit]
Fälle pro Monat: [Zahl, geschätzt reicht]
Minuten pro Fall: [Zahl, einmal mit der Stoppuhr messen]
Beteiligte Systeme: [Postfach, Buchhaltung, CRM, Tabelle …]
Schnittstellen: [vorhanden / unbekannt / keine]
Eingaben: [strukturiert / Freitext / PDF / Papier]
Regeln: [Wann ist ein Fall „normal“? Was ist die Ausnahme?]
Häufigste Fehler: [Was geht heute schief?]
Wer entscheidet: [Wer muss am Ende zustimmen?]
Ziel in einem Satz: [z. B. 80 % der Rechnungen ohne Abtippen]
Eignungs-Score: [Ergebnis aus der Tabelle oben]Erst vereinfachen, dann automatisieren
Der häufigste Fehler bei Prozessautomatisierung: einen umständlichen Ablauf eins zu eins in Software gießen. Dann läuft der Umweg schneller, bleibt aber ein Umweg. Bevor wir bauen, stellen wir drei Fragen:
- Braucht es diesen Schritt überhaupt, oder ist er ein Überbleibsel?
- Lässt sich die Eingabe verbessern, etwa ein Formular statt einer formlosen Mail?
- Wer muss wirklich zustimmen, und wer schaut nur aus Gewohnheit drauf?
Oft fallen dabei Schritte weg, bevor eine Zeile Automatisierung entsteht. Jeder davon muss dann nie gebaut, getestet und gewartet werden.
Was eine gute Automatisierung ausmacht
- Fehlerpfad: Was passiert, wenn ein System nicht antwortet? Wiederholen, melden, nie stillschweigend verlieren.
- Übergabe an Menschen: Fälle außerhalb der Regel landen bei der richtigen Person, mit allen Infos.
- Protokoll: Jeder Fall ist nachvollziehbar, auch Monate später.
- Messung: Wie viele Fälle laufen durch, wie viele brauchen Hilfe? Die Zahl zeigt, wo nachgeschärft wird.
So automatisieren wir deinen Prozess
Lesen
Steckbrief, Score, ein Gespräch mit den Menschen, die den Ablauf heute machen. Danach wissen wir, was wegfällt, was vereinfacht wird und was automatisiert.
Brauen
Ablauf bauen, mit Fehlerpfad und Übergabe, getestet an echten Fällen aus dem letzten Monat.
Ausschenken
Erst parallel zum Menschen, dann allein. Mit Überwachung und Alarm.
Nachwürzen
Monatlich auf die Fälle schauen, die Hilfe brauchten, und den Ablauf daran verbessern.
Wann du uns nicht brauchst
Wenn dein Score unter 2,5 liegt, lass es. Und wenn deine Abläufe vollständig in einer Branchensoftware laufen, die selbst Automatisierungen mitbringt, frag zuerst deren Hersteller. Das ist oft günstiger als eine Lösung daneben. Wir kommen ins Spiel, wenn mehrere Systeme zusammenspielen müssen oder unstrukturierte Eingaben verarbeitet werden.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Was versteht man unter Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Software, die wiederkehrende Schritte eines Geschäftsprozesses ohne menschliches Zutun erledigt, etwa Daten übertragen, Dokumente prüfen oder Anfragen verteilen. Ausnahmen und Entscheidungen mit Folgen gehen an Menschen. Ziel ist weniger Handarbeit, weniger Fehler und schnellere Durchlaufzeiten.
Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung?
Am besten häufige, regelhafte Abläufe mit digitalen Eingaben, bei denen Daten zwischen Systemen übertragen werden und Fehler heute Geld kosten. Typisch sind Eingangsrechnungen, Bestellbestätigungen, Anfragen-Verteilung und Berichte. Mit dem Eignungs-Score auf dieser Seite bewertest du deine Kandidaten in wenigen Minuten.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und Prozessautomatisierung?
RPA ist eine Methode innerhalb der Prozessautomatisierung: Ein Software-Roboter bedient Oberflächen wie ein Mensch. Das hilft bei Systemen ohne Schnittstelle, ist aber anfällig, wenn sich Oberflächen ändern. Wo Schnittstellen vorhanden sind, ist Workflow-Automatisierung meist stabiler und günstiger im Betrieb.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Ein einfacher Ablauf ist oft in wenigen Stunden gebaut, komplexe Abläufe mit mehreren Systemen brauchen deutlich mehr. Bei mediabrandcast kostet jede Stunde 150 €, für Unternehmen, zzgl. USt. Dazu kommen Betrieb und gegebenenfalls Kosten für KI-Modelle. Ob es sich rechnet, zeigt die Ersparnis-Rechnung auf unserer Seite zur KI-Automatisierung.
Quellen
- Anthropic: Building effective agents (Workflows und Agenten), 19.12.2024, abgerufen am 14.11.2026.
- Gartner zur Umetikettierung von RPA und Assistenten als „Agenten“, 25.06.2025, abgerufen am 14.11.2026.
- Bitkom: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI, 14.09.2026, abgerufen am 14.11.2026.
Dein Score ist über 3,5? Dann reden wir.
Schick uns den Steckbrief. Wir sagen dir, was wegfallen kann und was eine Maschine besser macht.
150 € pro Stunde, pauschal für alles. Für Unternehmen, zzgl. USt.