KI-Tools fürs Unternehmen: nach Aufgabe sortiert, nicht nach Hype

Was sind KI-Tools?

KI-Tools sind Programme oder Online-Dienste, die mit Methoden der künstlichen Intelligenz eine bestimmte Aufgabe erleichtern. Viele bauen auf denselben großen Sprach- und Bildmodellen auf und unterscheiden sich vor allem durch Oberfläche, Spezialisierung, Datenschutz und Preis. Ein Werkzeug für Social-Media-Texte und ein Werkzeug für Kundenservice-Antworten können im Kern dasselbe Modell nutzen.

Daraus folgt eine einfache Regel: Kauf keine Werkzeuge, kauf gelöste Aufgaben. Wer zehn Spezialtools für zehn Aufgaben abonniert, hat am Ende zehn Verträge, zehn Datenschutzprüfungen und ein Team, das nicht weiß, was wofür gedacht ist. Oft reichen zwei bis drei gut gewählte Werkzeuge, die das Team wirklich beherrscht. Und weil sich der Markt monatlich ändert, ist eine Freigabeliste mit festem Prüftermin wertvoller als jede Bestenliste, die beim Lesen schon veraltet ist.

Wie die Technik dahinter funktioniert, erklärt unser Glossar LLM. Was generative KI rechtlich bedeutet, steht unter Generative KI.

Vorlage: Tool-Steckbrief für die Freigabeliste

KI-TOOL-STECKBRIEF · [WERKZEUG] · freigegeben am [DATUM] von [NAME]

Zweck             [Aufgabe, für die es genutzt wird]
Nutzer            [Teams / Rollen]
Tarif / Vertrag   [Geschäftstarif, AVV ja/nein, Laufzeit]
Datenstandort     [EU / Drittland, Aufbewahrung]
Training          [Eingaben werden nicht zum Training genutzt: ja/nein]
Erlaubte Daten    [grün: öffentlich · gelb: intern · rot: nie]
Prüfpflicht       [wer prüft Ergebnisse vor Nutzung nach außen]
Kennzeichnung     [wann nötig, wie]
Kosten            [pro Person/Monat, Zusatzkosten]
Ansprechperson    [NAME]
Nächste Prüfung   [DATUM, spätestens in 12 Monaten]

Ein Steckbrief pro freigegebenem Werkzeug, gesammelt in der KI-Richtlinie. So weiß jede Person im Team, was erlaubt ist.

Pilot in vier Wochen

1. Woche 1, Aufgabe wählen: eine wiederkehrende Aufgabe, die heute Zeit frisst, mit Ausgangswert: Wie lange dauert sie heute?
2. Woche 2, testen: zwei bis drei Personen nutzen ein freigegebenes Werkzeug für genau diese Aufgabe und notieren Zeit und Probleme.
3. Woche 3, nachschärfen: Vorlagen und Prompts verbessern, Prüfschritte festlegen, Fragen sammeln.
4. Woche 4, entscheiden: Zeitersparnis gegen Kosten und Risiko. Ausrollen, anpassen oder bleiben lassen, alle drei sind gute Ergebnisse.

Wo KI im Unternehmen insgesamt am meisten bringt, zeigt KI im Unternehmen mit Einsatzfeldern und Bitkom-Zahlen.

Kostenlose KI-Tools: ja oder nein?

Für private Experimente oft ja, für Firmendaten meistens nein. Kostenlose Versionen nutzen Eingaben häufig zur Verbesserung der Dienste und bieten keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für öffentliche Informationen, etwa einen Entwurf für einen Social-Media-Post ohne Kundendaten, kann das in Ordnung sein. Für alles mit Personen, Zahlen oder Geheimnissen braucht es einen Geschäftstarif. Diese Grenze sollte in der KI-Richtlinie stehen, damit niemand raten muss.

KI-Tools im Marketing: wo sie am meisten bringen

Im Marketing sparen KI-Werkzeuge vor allem bei Varianten Zeit: zehn Überschriften statt einer, dieselbe Botschaft für Website, Newsletter und LinkedIn, Bildvarianten für verschiedene Formate, Untertitel und Übersetzungen für Videos. Weniger bringen sie bei Strategie, Positionierung und allem, was eigene Erfahrung braucht. Die beste Arbeitsteilung: Der Mensch entscheidet, was gesagt wird, das Werkzeug hilft dabei, es in vielen Formen zu sagen. Wichtig bleibt die Prüfung jeder Zahl und jedes Versprechens, bevor etwas veröffentlicht wird.