Pressekonferenz: planen, einladen, durchführen

Was ist eine Pressekonferenz?

Eine Pressekonferenz ist eine Veranstaltung, bei der Sprecherinnen und Sprecher einer Organisation vor eingeladenen Medien eine Nachricht verkünden und anschließend Fragen beantworten. Typisch sind kurze Statements, eine offene Fragerunde und die Möglichkeit für Fotos, Ton und Interviews im Anschluss. Seit einigen Jahren finden viele Pressekonferenzen auch online oder hybrid statt.

Der Unterschied zur Pressemitteilung: Bei der Pressekonferenz können Redaktionen nachfragen, Bilder und Töne selbst aufnehmen und die Menschen hinter der Nachricht erleben. Der Preis: Die Redaktion investiert eine bis zwei Stunden plus Weg. Deshalb muss die Nachricht mehr hergeben als ein Text. Wie man eine gute Mitteilung schreibt, steht unter Pressemitteilung schreiben.

Wann lohnt sich eine Pressekonferenz?

Wenn mindestens drei dieser Punkte zutreffen: Die Nachricht betrifft viele Menschen. Es gibt etwas zu sehen oder zu hören, das ein Text nicht transportiert. Mehrere Medien werden ohnehin berichten wollen. Es gibt Fragen, die Redaktionen persönlich stellen wollen. Und jemand Prominentes oder Kompetentes steht zur Verfügung. Trifft nur einer zu, ist ein Pressegespräch oder eine Mitteilung die bessere Wahl.

Vorlage: Einladung zur Pressekonferenz

Betreff: Einladung zur Pressekonferenz: [NACHRICHT IN 6 WÖRTERN]
         am [TAG], [DATUM], [UHRZEIT]

Guten Tag [NAME],

[UNTERNEHMEN] [macht/eröffnet/stellt vor] [WAS], und das betrifft
[WEN, WIE VIELE, WO]. Wir möchten Sie dazu herzlich einladen.

Wann:    [TAG], [DATUM], [UHRZEIT] bis ca. [UHRZEIT]
Wo:      [ORT, ADRESSE, PARKEN] / online unter [LINK nach Anmeldung]
Wer:     [NAME, FUNKTION] · [NAME, FUNKTION]
Bilder:  [Fotomotiv, z. B. erste Fahrt, Rundgang, Vorführung]
Ton:     O-Töne und Einzelinterviews im Anschluss möglich

Bitte geben Sie uns bis [DATUM] kurz Bescheid, ob Sie kommen.
Unterlagen erhalten Sie zu Beginn der Pressekonferenz, auf Wunsch
auch vorab unter Sperrfrist.

Kontakt vor Ort: [NAME], [MOBILNUMMER]

Viele Grüße
[NAME, FUNKTION, UNTERNEHMEN]

Redaktionen siezt man in der Regel, deshalb siezt die Vorlage. Die Nachricht gehört in den Betreff, nicht in den dritten Absatz.

Checkliste: Was gehört in die Pressemappe?

• Pressemitteilung zum Anlass, mit Sperrfrist, falls verschickt wird, bevor der Termin beginnt
• Fakten auf einer Seite: Zahlen, Daten, Zeitplan
• Kurzprofile der Sprechenden mit Funktion und korrekter Schreibweise
• Bilder in Druckqualität mit Bildunterschrift, Urheber und geklärten Rechten
• Hintergrund zum Unternehmen in einem Absatz
• Zitate zur Übernahme, abgestimmt und freigegeben
• Kontakt für Rückfragen, erreichbar am Tag der Veröffentlichung
• alles zusätzlich als Download-Link, keine großen Anhänge per Mail

Medienschaffende nennen Hintergrundinformationen und Bilder als wichtigste Begleitmaterialien. Zahlen dazu und wie ein Pressebereich auf der Website aussehen sollte, stehen unter Pressearbeit.

Die häufigsten Fehler

• Keine Nachricht: Eine Pressekonferenz zum Firmenjubiläum ohne neue Information füllt keinen Saal.
• Zu lange Statements: Wer zwanzig Minuten redet, verliert die Fragen und damit die besten Geschichten.
• Unvorbereitet auf kritische Fragen: Die unbequeme Frage kommt. Die Antwort sollte vorher stehen.
• Material erst hinterher: Wer Unterlagen erst Stunden später schickt, verpasst den Redaktionsschluss.
• Werbung statt Nachricht: Produktpräsentationen im Verkaufston gehören in den Vertrieb, nicht vor die Presse.

Für den Ernstfall, also eine Pressekonferenz in der Krise, gelten eigene Regeln: schnell, ehrlich, mit klarer Zuständigkeit. Mehr unter Krisenkommunikation.